¿Qué debemos tomar en cuenta al auditar una ASADA?

Abreviaturas utilizadas en el presente artículo:

ASADA: Asociación Administradora del Sistema de Acueducto

AyA: Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados

Cuando se realiza una auditoría se pueden cumplir uno o varios objetivos específicos, estos objetivos pueden ser de tipo Operativo (revisión de la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la organización), de Información Financiera (revisión de la fiabilidad de los estados financieros) o de Cumplimiento (revisión del acatamiento de las leyes y normas aplicables).

Indistintamente de los objetivos de la auditoría que se vaya a practicar, la misma debe cumplir con una metodología que le permita asegurar que se cumplan los propósitos planteados, para ello se debe seguir una planificación exhaustiva y procedimental que en ocasiones está basada en una normativa, como es el caso de las Auditorías Financieras, las cuales deben realizarse de conformidad con las NIA´S (Normas Internacionales de Auditoría), creadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría a Nivel Mundial (IAPC), y las cuales debe cumplir todo Contador Público en su ejercicio profesional como auditor.

  1. Personal calificado, ¿qué queremos decir con personal calificado? Debe ser un personal que entienda las implicaciones técnicas de la auditoría, que posea experiencia en su aplicación, y en muchas ocasiones, de acuerdo a la naturaleza de la organización, que sea personal autorizado. Por ejemplo, en Costa Rica, el auditor debe estar inscrito en el Colegio de Contadores Públicos, y si el Ente cotiza en la bolsa de valores, el auditor deberá estar autorizado por los organismos competentes. Igualmente, el personal debe conocer sobre las particularidades de la organización, para comprender más a fondo sobre su normativa y los procedimientos que la rigen. En el caso específico de las ASADAS, el auditor deberá conocer además la Ley de Asociaciones, los estatutos de la ASADA que se esté auditando, el Reglamento de las ASADAS, el Reglamento de prestación de servicios del AyA, la Ley General de Control Interno, entre otras.
  2. Aún con el conocimiento de las particularidades del negocio, se debe profundizar en conocer de manera integral el negocio, tanto de manera interna como externa, en el caso de las ASADAS, por ejemplo, su relación, vinculación y dependencia con el AyA y la ARESEP, así como todo el marco normativo que regula esta relación.
  3. Debe verificarse la existencia de un convenio de delegación de la gestión del servicio público, entre el AyA y la ASADA, el cual deberá estar debidamente refrendado por la Contraloría General de la República
  4. En la Planificación de la auditoría, los esfuerzos se deben encaminar a: 
    “Identificar riesgos significativos del negocio y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones)
    Identificar riesgos significativos de fraude y sus implicaciones en los estados financieros (Malversación  de activos y/o información financiera fraudulenta)
    Determinar las transacciones significativas que se registran en los estados financieros (rutinarias y no rutinarias)” 
    (Cita textual de Diez aspectos claves en la realización de una auditoría)
  5. Basarse en la materialidad, es decir, comprender y enfocarse en aquello que es realmente material y significativo de la información que se muestra en los estados financieros.
  6. Realizar inspección de campo para verificar la existencia real de los activos de propiedad, planta y equipo, y del estado en que se encuentran.
  7. Documentarse, tanto de reglamentos, procedimientos, y normativas, como de la información que se recolecta y levanta.
  8. Por último, realizar el informe de los resultados obtenidos, cuidando en todo momento la independencia, transparencia, objetividad y celo profesional que dicho trabajo amerita.

Para puntualizar sobre el tema que nos ocupa, trataremos de resaltar a continuación algunos de los aspectos que consideramos de importancia a la hora de realizar el proceso de auditoría a una ASADA:

Los libros obligatorios que deben llevar las ASADAS son:

  • Actas de Asamblea General
  • Actas del Órgano Directivo
  • Diario
  • Registro de Asociados
  • Mayor
  • Inventarios y Balances

Funciones de las ASADAS:

Verificar el cumplimiento de sus funciones (extraído de Info Acueductos entre las que se encuentran:

En cuanto el servicio público

  • Autorizar nuevos servicios, conexiones o reconexiones.
  • Otorgar la disponibilidad hídrica cuando así se lo soliciten.
  • Otorgar un servicio público eficiente.
  • Vigilar y controlar la calidad del agua.
  • Tener planos actualizados de los sistemas de acueductos y alcantarillados.
  • Mantener un catastro de usuarios.
  • Impulsar mejoras, ampliaciones o la modernización del sistema administrado

En cuanto a su gestión administrativa y financiera

  • Adquirir los bienes necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema de acueducto.
  • Inventariar, registrar e inscribir, a nombre de la ASADA, todos los bienes muebles e inmuebles, los cuales se consideran bajo la administración de la misma, y que son de dominio público.
  • Disponer de sus bienes y adquirir deudas, previa autorización del AyA.
  • Establecer medidas de control interno según lo establece la Ley General de Control Interno.
  • Establecer los sistemas de control financiero y de recaudación que recomienden los organismos de control como AyA y ARESEP.
  • Contratar servicios de contabilidad y disponer del personal capacitado en el área de administración.
  • Establecer el lugar donde se recaudarán los ingresos de la ASADA por concepto de prestación del servicio.
  • Realizar un informe contable por mes, que deberá entregarse a la Dirección Regional del AyA. En caso de que el acueducto se encuentre en construcción, el informe deberá presentarse ante la Dirección de Sistemas Comunales.
  • Aplicar las figuras legales pertinentes para el cobro a los morosos.
  • Fijar las tarifas por la prestación de los servicios, para lo cual se ocupa el criterio técnico del AyA además de la aprobación de la ARESEP.
  • Elaborar un presupuesto anual, el cual debe presentarse al AyA antes del 31 de octubre de cada año.
  • Realizar un informe semestral sobre la prestación del servicio, este informe debe entregársele a la Dirección Regional.
  • Contratar seguros para: a) daños a terceros; b) para los componentes críticos del sistema de acueducto y c) para las zonas de protección.

Naturaleza jurídica y operativa de las ASADAS

Su origen jurídico obedece a un convenio de delegación y no a una Concesión, por tanto, aunque en la mayoría de los términos de gestión tiene particularidades que se asemejan a una Concesión, es decir, acuerdos que se asemejan a la Normativa IFRIC 12 “Acuerdos de concesión de servicio”, no existe una contraprestación pecuniaria por parte de las ASADAS, su figura, aunque con personalidad jurídica propia, es un brazo ejecutor de las actividades propias del AyA, cuyos activos otorgados, donados o cedidos por el AyA, son activos propios y como tal deben ser registrados como Propiedad, Planta y Equipos.

Materialidad en los Estados Financieros

Según la naturaleza y la finalidad que cumplen las ASADAS, el rubro que normalmente representa mayor materialidad en los Estados Financieros es el de Propiedad, Planta y Equipo; comúnmente conocido como activos fijos. En este rubro debemos prestar especial atención a:

  • El reconocimiento del valor razonable de los activos, es decir, revisar periódicamente la necesidad de realizar revalorizaciones de activos, conforme lo establecen las Normas Internacionales de Información Financiera, con el propósito de que los estados financieros muestren los valores de estos bienes acordes con la realidad económica de los mismos.
  • Activos de terceros en vías de ser traspasados a la entidad, y que son usados y aprovechados por la ASADA, revisar su registro en los Estados Financieros, de conformidad con lo exigido en las Normas Internacionales de Información Financiera.
  • La adecuada revelación en los Estados Financieros de los activos adquiridos por donación o traspaso de terceros (la comunidad) o del mismo AyA.

Verificación y manejo de transacciones rutinarias

El manejo de las dietas que se pagan a los miembros de la Junta Directiva de la ASADA por las sesiones celebradas, para lo cual deben tomarse en cuenta las tarifas aprobadas por ARESEP, el tipo de sistema, y el número de servicios de cada sistema, considerando un tope de 12.000 colones mensuales por dicho concepto. Este monto puede incrementarse anualmente en función del índice de inflación publicado por el Banco Central de Costa Rica. Adicionalmente, es importante verificar que en los casos de inasistencia a las sesiones de Junta Directiva, o llegadas tardías, los miembros pierden el derecho al cobro de las mismas. Otro aspecto importante sobre las dietas, es que el pago de las mismas está sujeto a una retención del 15%, conforme a la normativa aplicable en materia de impuesto sobre la renta.

En Materia de los Ingresos que perciben

Se debe verificar la adecuada clasificación de los ingresos obtenidos por la ASADA, en función del tipo de servicio y del tipo de tarifa por servicio.

Las ASADAS son organismos considerados de utilidad pública, y los ingresos obtenidos por éstas son utilizados exclusivamente para fines de beneficio público, lo cual las hace gozar del beneficio de exención del impuesto sobre la renta. Son declarantes, más no contribuyentes del impuesto sobre la renta. La declaratoria de utilidad pública se tramita ante el Ministerio de Justicia y Paz, y debe renovarse anualmente.

Sobre el Impuesto al Valor Agregado

En relación con el Impuesto al Valor Agregado (IVA), aprobado para dar cumplimiento a la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas Nro. 9635, Gaceta Nro. 225, del 4/12/18, las ASADAS estarán sujetas a este impuesto a partir del primero de julio de 2019, en la venta o la entrega de agua residencial, siempre que el consumo mensual de los abonados exceda a 30 metros cúbicos; el impuesto se aplicará al total de metros cúbicos consumidos, en caso de abonados empresariales el impuesto se aplicará sobre la totalidad del monto facturado, independientemente de los metros cúbicos de consumo.

En los servicios y bienes comprados, las ASADAS estarán exentas, siempre y cuando sean necesarios para la realización de sus fines y en beneficio de las comunidades o zonas que les corresponda atender.

Redacción realizada por Grupo Consultor Financiero a partir de:

Lic. Edgar Arias Rojas. Director General de Grupo Consultor Financiero. Auditor Externo

Lic. Ana París López. Redactora